Privacyverklaring

Wij respecteren de privacy van onze website bezoekers en van onze klanten. Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming / GDPR die per 25 mei 2018 van kracht is.

Verwerkingsdoeleinden

Winitra verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van klanten voor klantbeheer en orderbeheer. U kan hieronder verstaan klantenadministratie, opvolgen van leveringen en opdrachten, facturatie, mailing voor marketing doeleinden,…

Rechtsgrond(en) van de verwerking

In het kader van de zakenrelatie tussen u en Winitra kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Persoonlijke informatie: volledige naam, adres, firmanaam
  • Elektronische informatie: mailadres, vast telefoonnummer, mobiel nummer, faxnummer
  • Beroepsmatige informatie: algemene bedrijfsgegevens, beroepsactiviteit, functie

Hoe wordt deze informatie verzameld

  • Persoonlijk bezoek
  • Bezoek kantoor Winitra
  • Opvragen van offertes
  • Visitekaartjes
  • Website

Hoe wordt deze informatie verwerkt

  • Klantenadministratie
  • Leveranciersadministratie
  • Boekhoudkundige verwerkingen
  • Beheer van geschillen
  • Uitvoering van overeenkomsten

Als u een medewerker bent van een organisatie of een onderneming die een contractuele of werk gerelateerde relatie heeft met Winitra, verwerken en gebruiken wij uw zakelijke gegevens in het kader van de uitvoering van deze contractuele relatie. Winitra bewaart uw gegevens actief gedurende de periode noodzakelijk voor het behalen en vervullen van de doeleinden hierboven omschreven. Na de samenwerking worden uw gegevens passief bewaard en niet actief bewerkt. De persoonsgegevens verwerkt voor klantbeheer zullen worden bewaard gedurende de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen, denk hierbij als voorbeeld op het gebied van boekhouding.

Delen van persoonsgegevens met derden

Winitra verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Winitra blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Winitra bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Nieuwsbrief:
Voor onze nieuwsbrief correspondentie gebruiken wij Mailchimp als gegevensverwerker. MailChimp is al sinds 2007 gecertifieerd door de Zwitserse Safe Harbor Frameworks, met instemming van zowel de EU als de VS. Inmiddels is de Safe Harbor Frameworks vervangen door het Privacy Shield Framework en is Mailchimp ook hiervoor gecertificeerd. In het licht van de GDPR is de Data Processing Agreement van Mailchimp geactualiseerd en is Mailchimp als gegevensverwerker opgenomen in de Standaardcontractuele Clausules van de Gegevensverwerker, 2010 en voldoet daarmee aan de Europese richtlijnen voor gegevensverwerking. Verder informatie is te vinden in het privacybeleid van MailChimp. Wanneer u zich uitschrijft van onze nieuwsbrief, zullen uw persoonsgegevens (e-mail adres) binnen 12 maanden uit ons systeem worden verwijderd.

CRM:
De gegevens in ons CRM-systeem bewaren we ten minste 7 jaar, onder andere om aan onze wettelijke verplichting te voldoen. Deze gegevens worden binnen één jaar na het verlopen van die verplichting door ons verwijderd. Dit termijn geldt, tenzij er voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaan om de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

CMS:
Uw bedrijfsnaam, voornaam, achternaam, adres, e-mail adres, website en telefoonnummer die u invult bij een formulier voor een contact- en/of offerteaanvraag, worden gebruikt om een offerte te kunnen maken. We slaan deze gegevens op in ons CMS-systeem. Deze gegevens in ons CMS-systeem bewaren we ten minste 7 jaar, onder andere om aan onze wettelijke verplichting te voldoen. Deze gegevens worden binnen één jaar na het verlopen van die verplichting door ons verwijderd. Dit termijn geldt, tenzij er voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaan om de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

Boekhoudprogramma:
De gegevens in ons boekhoudprogramma bewaren we ten minste 7 jaar, onder andere om aan onze wettelijke verplichting te voldoen. Deze gegevens worden binnen één jaar na het verlopen van die verplichting door ons verwijderd. Dit termijn geldt, tenzij er voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaan om de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Winitra gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Winitra gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Social Media

Van de volgende Social Media-kanalen hebben wij de buttons geplaatst. Lees de privacyverklaringen van de respectievelijke social media-kanalen om te weten hoe zij met privacy omgaan. We helpen u alvast op weg door hieronder de links naar de verschillende privacy verklaringen met u te delen:

Recht van inzage, verbetering, schrapping, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van de persoonsgegevens

U heeft te allen tijde recht op inzage van uw persoonsgegevens en kan ze (laten) verbeteren indien ze onjuist zijn, onvolledig zijn, ze laten verwijderen, de verwerking ervan laten beperken en bezwaar maken tegen de verwerking van de betreffende persoonsgegevens met inbegrip van profilering op basis van die bepalingen. Bovendien, heeft u het recht om een kopie (in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm) van uw persoonsgegevens te bekomen en de persoonsgegevens te laten doorsturen naar een andere vennootschap.Teneinde bovenvermelde rechten uit te oefenen, wordt u gevraagd om een e-mail te verzenden naar het volgende mailadres: info@winitra.be

Klachten

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijk Levenssfeer (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (commission@privacycommission.be).

Wij hopen u voldoende te hebben geïnformeerd omtrent de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens. Mocht u omtrent ons privacy beleid nog vragen hebben, vragen hebben over het uitoefenen van uw rechten of andere persoonsgegevens gerelateerde zaken, dan staan wij ter uwe beschikking. U kan dan contact opnemen via het algemeen nummer +32 (0)494 – 51 76 48.